Este é um texto para ajudar, os não poucos, desorganizados com suas contas de e-mails. Algo de importância vital para a existência da terra como nos a conhecemos, por isso leia e repasse esta mensagem a todos os povos de qualquer crença.

Vamos começar com o básico (uso o Gmail, mas o que vou descrever aqui pode ser usado em praticamente todos os principais serviços de e-mail, como Yahoo e Hotmail):

Não use um programa

Usar Outlook ou similares é um atraso. Se você não precisa muito de um recurso que este programa forneça, se você não usa no seu notebook que leva pra todo lado, ou se não precisa terminantemente ler e responder suas mensagens offline, não vale a pena!

Você vai perder tempo na sincronização, você vai perder e-mails que podem ir pra spam, você vai perder um bom tempo sempre que precisar reconfigurar sua conta, seja com preenchimentos, seja baixando de novo os e-mais.

Use o serviço em inglês

Se você não sabe inglês ou não gosta, pule isto, mas digo meus motivos: palavras em inglês são menores. O espaço de “caixa de entrada”, para “inbox”, pra mim faz muita diferença.

E as novidades e atualizações do serviço costumam (ou costumavam) aparecer primeiro no inglês dos EUA.

Não é preciso mais de um endereço

Conheço muitas pessoas que já tiveram vários e-mails. Um pessoal, um pro trabalho, um pra putarias (se você for compromissado, talvez precise mesmo), etc.

Estas mesmas pessoas desistem de ter que administrar todos eles. Fácil imaginar o porquê.

E realmente não é necessário. Use um e-mail só, de preferencia um sério, com seu nome, sem apelidos, nomes de bandas ou animes… Usar isto, ou o nome da cidade que mora é bobagem, pois você pode simplesmente mudar (de ideia).

Não é preciso temer spams

Em uma semana, costumo receber 700 e-mails que vão direto para pasta de spam. Não é muita coisa. E se eles vão pra lá, não me atrapalham nem um pouco. Por isto não tenho receio de escrever meu e-mail onde bem quiser, sem usar [arromba], [ponto], imagem, links doidos, nem de me registrar em sites ou qualquer coisa.

Um spam chegou na caixa de entrada? Marque como spam e pronto.

Crie categorias

Os e-mails dão a opção de criar pastas/labels/que seja, então use isto!

Crie categorias como: pessoal, trabalho, faculdade, cadastros, newsletters, fóruns, correntes-fdp, pornô, esquilos doidos, e qualquer outra que precise.

Isso ajuda muito para encontrar um e-mail antigo.

Crie filtros

Após as categorias criadas, você pode criar filtros para que os e-mails irem direto para lá.

Experimente isto, a principio, com e-mails enviados automaticamente, como newsletters, grupos de e-mail, etc.

Use a caixa de entrada com sabedoria

Sua caixa de entrada tem este nome porque ela serve para receber e-mails, não arquiva-los. A caixa de entrada deve conter o menor número de e-mails possível: os não-lidos (que depois de respondidos, os e-mails devem ser arquivados na sua devida categoria) e os lidos, que estão pendentes de resposta, ou alguma coisa do tipo.

A chave da organização é esta.

Minha caixa de entrada (Inbox) só passa de 10 e-mails, lidos ou não, depois de ficar dias sem acessa-la.

Verifique também os spams

Às vezes, alguns e-mails que você solicitou podem ir para a pasta de spam. Por isto é importante verificar esta pasta periodicamente. E se ela está com centenas ou milhares de e-mails sem importância, como você vai achar os relevantes, caro colecionador de spam?

Por isto sempre que acessar seu e-mail para verificar a caixa de entrada, veja se há alguma coisa nova nos spams. Se não tiver nada importante, limpe a pasta. Se tiver um e-mail que solicitou, não esqueça de marca-lo como “não é spam”.

Uma das coisas que ajudam nesta seleção são os filtros e categorias. Se você criou um filtro para marcar um e-mail numa categoria, a marcação vai aparecer com destaque, mesmo no Spam (no Gmail pelo menos).

E pra quem não costuma receber muitos e-mails em inglês, preste atenção nos títulos em português, para ver se algum deles é relevante.

O uso da lixeira

Não aconselho apagar o conteúdo da lixeira. A maioria dos serviços apaga o conteúdo periodicamente. Talvez numa circunstância você possa precisar de um e-mail que apagou ou se arrepender de tê-lo feito.

Porém, costumo apagar e-mails que não julgo necessários, em vez de arquiva-lo sem categoria.

O uso de estrela/destaque

Costumo marcar com destaque (started, no Gmail – não sei em português) e-mails que preciso ter acesso rápido, como cadastros em que você não escolheu a senha ou também e-mails com informações importantes, como endereços residências/empresarias, telefones, contas bancárias, etc (coisas que também costumo anotar usando o sistema de rascunho/draft).

Você não precisa de um Hotmail para acessar o MSN

Entre em www.passport.net, e cadastre seu e-mail, seja ele qual for.

Porém, às vezes, você pode ser “obrigado” a criar um e-mail, como para conectar seu provedor de internet. Abandone-o, sem o informar para ninguém, ou use a próxima dica.

Obs.: O Rodrigo Faro pedindo pra você fazer um R7 não conta.

Acompanhe todos seus e-mails num só

Se você já teve ou está na fase de fanfarrão, que tem vários e-mails, criando um por semana, pros seus vários fakes bobos do orkut, e-mail pro seu blog, e-mail de quando se transforma a noite, e sei lá mais em quantas pataquadas você possa estar metido, aqui vai uma valiosa dica.

Você pode receber todos os e-mails enviados para estes endereços num só lugar.

Não afirmo que todos os e-mails serão redirecionados, mas grande parte, se bem configurado.

- O Hotmail pode repassar seus e-mails através da opção de redirecionamento; e receber até quatro contas de e-mails através de POP3.

- O Gmail, envia e recebe até cinco contas através de POP3.

- O Yahoo dispõe do redirecionamento ou do POP3 para repassar os e-mails. Também é possivel receber e-mails de outras contas através do POP3

- Caso você tenha um domínio (Ex. soufoda.com), você pode criar redirecionamentos para seu e-mail principal, e não necessariamente contas (Ex. seufoda@soufoda.com). Caso não saiba como fazer isso, contate seu host. Se disserem que não existe este recurso, troque de host.

- @bol, @ig, @grobiu, @katislene, @etc, costumam ser acessáveis através de POP3, mas verifique nas opções e tópicos de ajuda se há redirecionamento.

Criar o seu novo e definitivo e-mail?

Se depois de tudo isto, você resolveu criar um novo e-mail (será que seus amigos têm saco para mais uma troca?), aconselho que use o Gmail, quiçá, escorregando no bom senso, um Yahoo!

O Hotmail também é bom. Porém não tem muitos recurso, nem um sistema anti-spam muito eficiente. Apesar de que o pior sistema anti-spam é o do Yahoo! Marcando como lixo eletrônico muitos e-mails relevantes.

Sobre os mensageiros

Todos os três tem minis bate-papos, sendo o do Hotmail, o MSN que todos usam.

O do Gmail, o Google Talk, que é o mais completo, podendo até fazer vídeo-chamadas, se instalado um plug-in.

E um adendo: é possível adicionar contatos do MSN no Yahoo! Mensenger.

Sobre acessar do celular

Todos os três também têm versões para celular, sem ter problema algum na sincronização.

As várias opções do Gmail (Mobile, Basic HTML, Java App) são as mais interessantes.

O conselho de não usar programas intermediários também serve para celulares/smartphones.

Sobre o uso do calendário e agenda de contatos

Eu não uso, mas recomendo fortemente que você estude como e porque usa-los.

Creio que isto é tudo. Agora você não tem mais desculpas para não responder os meus e-mails!  caso tenha alguma dúvida ou dica, use o sistema de comentários.